Tietosuojaseloste – Privacy Policy

Viimeisin päivitys: 17.10.2022

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme mahdollisimman selkeästi ja läpinäkyvästi niistä periaatteista ja käytännöistä, joiden mukaisesti keräämme, käytämme ja luovutamme henkilötietoja, sekä myös mitä oikeuksia rekisteröidyllä on omiin tietoihin.

“Henkilötiedoilla” tai “henkilökohtaisilla tiedoilla” tarkoitetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sellaisia tietoja, joiden perusteella rekisteröity henkilö voidaan tunnistaa. “Henkilötietojen käsittelyllä” tarkoitetaan puolestaan esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä, keräämistä, suojaamista sekä säilyttämistä.

Käyttämällä verkkosivustoamme ja muita palveluita, hyväksyt tietojen käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Palveluiden kehityksen ja mahdollisten lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa, joten ole hyvä ja tarkista se säännöllisesti. Jos teemme muutoksia, jotka muuttavat merkittävästi tietosuojakäytäntöjämme, voimme ilmoittaa tästä rekisteröidyille myös muilla tavoin, kuten nostamalla ilmoituksen verkkosivulle ja/tai sosiaalisen median sivuillemme ennen muutosten voimaantuloa. Verkkosivuston ja palvelujen käyttö katsotaan muokattujen ehtojen hyväksynnäksi.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterinpitäjä: BCI Business Coaching International Oy Ltd / Business Coaching Institute (2561216-9), Puolikkotie 8 (Regus Business Center), 02230 Espoo.

Kaikissa tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa asioissa voit olla yhteydessä sähköpostilla tietosuoja@bci.fi.

Kenen tietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti seuraavia henkilöryhmiä koskien:

• Potentiaalinen asiakas tai yhteyshenkilö
• Asiakas tai asiakkaan yhteyshenkilö
• Yhteistyökumppani tai alihankkija
• Työnhakija tai -tekijä
• Koulutuksen, tapahtuman tai esimerkiksi webinaarin osallistuja
• Sähköisen oppimisympäristömme tai muun palvelumme käyttäjä
• Uutiskirjeen tilaaja
• Verkkosivujemme tai palvelumme käyttäjä

Henkilö voi kuulua edellä mainituista rekisteröityjen ryhmistä yhteen tai useampaan ryhmään samanaikaisesti.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

• Henkilökohtaiset perustiedot, kuten nimitiedot, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, titteli tai ammattinimike, työnantajan tiedot, koulutus, kiinnostuksen kohteet, linkit sosiaalisen median profiileihin
• Yritysasiakkaan tiedot ja lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: asiakkaan yhteystiedot, päätöksentekijät ja yhteyshenkilöt, sopimukset
• Ilmoittautumis- ja osallistumista koskevat tiedot, kuten ajankohta ja ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot, palautteet, muut asiakassuhdetta koskevat tiedot
• Käyttäjä- ja verkkoliikennetiedot, kuten kirjautumistunnus, käyttäjänimi, IP-osoite, vierailtu sivu, vierailun ajankohta, url-reitti, selaintyyppi ja -versio, palveluiden käyttö, laite- ja evästetunniste, tiedot kanavasta
• Suostumustiedot, kuten suoramarkkinointi-, sähköpostimarkkinointiin ja evästeihin liittyvät suostumukset ja kiellot
• Tallenteet, kuten puhelu-, chat- ja muut tallenteet, joissa rekisteröity on osapuolena
• Taloudelliset tiedot, kuten tilauksiin, sopimuksiin ja laskuihin liittyvät tiedot
• Toimittamasi sisältö, kuten viestit ja kommentit esimerkiksi oppimisympäristössä
• Työhakemusten ja työsuhteisiin liittyvät tiedot, kuten työhakemuksiin ja ansioluetteloihin sisältyvät henkilötiedot, työsuhdetta ja palkanmaksua koskevat tiedot
• Tilastot, jotka näyttävät, kuinka käyttäjät käyttävät tarjoamiamme palveluja ja sisältöä
• Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

Keräämämme tiedot voidaan jakaa käyttäjän antamiin, verkkopalveluiden käytöstä havainnoituihin, analytiikan avulla johdettuihin tietoihin, sekä muista lähteistä saatuihin.

Yleensä keräämme henkilötietoja suoraan henkilöltä itseltään yhteydenottojen ja palveluiden käytön yhteydessä. Keräämme tietoja myös järjestämistämme tapahtumista ja koulutuksista. Lisäksi voimme saada tietoja muilta meihin yhteydessä olevilta henkilöiltä, kuten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiltä. Joissakin tapauksissa voimme kerätä tietoja myös muista lähteistä. Nämä lähteet voivat olla julkisia lähteitä, julkisia rekistereitä, kolmansien osapuolten tietojen kerääjiä, markkinointikumppaneita, tai kolmansien osapuolten sosiaalisia verkostoja.

Käytämme verkkosivuillamme ja palveluissa myös evästeitä, muita seurantatekniikoita, sekä kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita (kuten Google, Meta, LinkedIn) kerätäksemme tietoa käytöstä, yksilöllisen palvelun tarjoamiseksi, sekä kehittääksemme käyttökokemusta ja parantaaksemme palveluita, sekä analytiikan seurantaan ja markkinoinnin kohdistamiseen.

Emme käsittele arkaluonteisia henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksen tekoa. Henkilötietojen käsittelyyn voi sisältyä profilointia esimerkiksi markkinointitarkoituksissa tehtäviin asiakasanalyyseihin.

Miten käytämme henkilötietoja ja käsittelyn peruste?

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden tai muun sopimussuhteen hallintaan liittyvissä asioissa, tarjotaksemme ja markkinoidaksemme palveluitamme, palveluiden ja liiketoiminnan kehittämisessä, työhakemus ja -sopimusasioissa sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi:

Asiakkuuden tai muun sopimussuhteen hallinta (sopimus, oikeutettu etu)

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus asiakkuuden tai muun sopimussuhteen hallinnan osalta on, että voimme toteuttaa asiakkuuden tai muun sopimussuhteen mukaiset tehtävät, sekä kehittää ja hallinnoida sopimussuhdetta.

Esimerkkejä: mm. asiakas- tai sopimussuhteen hoitaminen, yhteydenottojen hallinta, palveluiden tuottaminen ja toimittaminen, palautteen pyytäminen, palveluiden kehittäminen, laskutus ja perintä, neuvonta ja asiakaspalvelu, asiakassuhteen kehittäminen, tiedotteet ja uutiskirjeet, asiakkaiden segmentointi, yhteydenottoa seuraava tarjous ja toimitussopimuksesta neuvottelu, alumnitoiminnan tarjoaminen ja järjestäminen.

Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus esimerkiksi palveluihin liittyen, sekä oikeutettu etu esimerkiksi asiakassuhteen kehittämiseen ja viestintään liittyen. Oikeutettu etu muodostuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisestä asiakassuhteesta.

Palveluiden tarjoaminen, markkinointi ja analytiikka (oikeutettu etu, suostumus)

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus palveluiden tarjoamisen, markkinoinnin ja analytiikan osalta on tarjota tietoa palveluistamme, markkinoida palveluitamme, kerätä ja analysoida merkityksellistä tietoa ymmärtääksemme asiakkaitamme paremmin, kohdentaa sisältöä ja mainontaa ja kehittää palveluita.

Esimerkkejä: myynnilliset yhteydenotot (puhelimitse, tekstiviestitse, sähköpostitse tai sosiaalisen median palveluiden kuten kautta), lisäpalveluiden tarjoaminen, palveluidemme markkinointi, suoramarkkinointi, uutiskirjeen lähettäminen, kohdennettu sisältö, kohdennettu mainonta, asiakkaiden segmentointi, verkkosivujen käytön analysointi, mielipide- ja markkinatutkimukset, muu viestintä palveluista, tietojen hyödyntäminen tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen, henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen.

Näitä tietoja käsittelemme joko oikeutetun etumme perusteella tai suostumuksesi perusteella. Mikäli käsittelemme tietojasi pelkästään suostumuksen perusteella, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu suoramarkkinointitarpeisiin ja elinkeinon harjoittamisen vapauteen, sekä rekisteröidyn palvelemiseen valintojen perusteella ja laadukkaan palvelun tarjoamiseen.

Yrityksille ja yhteisöille harjoittamamme suoramarkkinointi kohdistuu kyseisten yritysten ja organisaatioiden edustajiin. Kontaktointi edellyttää usein henkilötietojen kuten nimen ja yhteystietojen käsittelyä usein jo ennen kuin henkilön kanssa on oltu aiemmin yhteydessä, tai ennen kuin suostumusta tai sopimusta on olemassa. Yksityishenkilöiden tietoja käytämme suoramarkkinointiin ainoastaan, jos henkilö on antanut tähän suostumuksen, esimerkiksi verkkosivujemme yhteydenottolomakkeen, uutiskirjeen tilauksen tai muun lomakkeen yhteydessä. Näiden osalta oikeusperusteena on suostumus. Annetun suostumuksen voi perua ja lisäksi henkilöillä on oikeus kieltää meitä käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien tai uutiskirjeen yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.

Verkkosivuvierailuista keräämme tietoa sivustomme käytön analysointiin, tilastolliseen seurantaa ja sisällön kiinnostavuuden arviointiin. Tietojen avulla voimme parantaa verkkosivuston toimivuutta, suunnitella hyödyllisempää ja kiinnostavampaa sisältöä sekä näyttää verkkokäyttäytymiseen perustuvia mainoksia.

Verkko-oppimisympäristömme käyttö perustuu verkkoidentiteetin avulla tapahtuvaan tunnistautumiseen ja palveluun kirjautumiseen.

Työhakemus ja -sopimusasioissa (oikeutettu etu, suostumus)

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena työhakemus- ja sopimusasioissa on työpaikkojen täyttäminen ja työsopimusten hallinta.

Esimerkkejä: rekrytointiprosessien ja hakemusten hallinta, työsuhteita koskevat tiedot

Oikeusperusteena on oikeutettu etu, joka syntyy rekisteröidyn jätettyä avoimen tai kohdennetun työhakemuksen. Henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä hakemusten käsittelemiseksi, rekrytoinnin toteuttamiseksi ja myös työsuhteen aikana.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (lakisääteinen velvollisuus)

Tietoja saatetaan käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

Esimerkkejä: kirjanpito, asiakkaan tunteminen

Käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteinen velvollisuus.

Ketkä tietoja käsittelevät ja siirretäänkö niitä?

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään. Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti yhteistyökumppaneillemme tai alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja toimeksiantosopimuksen sovitulla tavalla, ohjeidemme mukaisesti ja vain sovittujen, lainmukaisten tarkoitusten edistämiseksi.

Tyypillisesti tietoja luovutetaan koulutuskumppaneillemme. Lisäksi esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitettujen IT-, konesali- ja pilvipalveluiden toimittajat sekä myynnin ja markkinoinnin tueksi ostettujen järjestelmien ulkoiset palveluiden toimittajat voivat käsitellä tietoja. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi tai lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.

Henkilötietojen käsittelyyn voi osallistua palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta. Huolehdimme tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan riittävästä tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Olemme varmistaneet riittävän tietosuojan tason myös tilanteissa, joissa tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita sekä tarvittaessa täydentävillä suojatoimilla tai muulla tietosuoja-asetuksen mukaisella hyväksytyllä tavalla.

Kauanko tietoja käsitellään?

Käsittelemme tietoja vain niin kauan kuin tarvitsemme niitä rekisterin tarkoituksen mukaisessa toiminnassa tai velvoittavan lainsäädännön tai muun ohjeistusten noudattamiseksi.

Säilytysajat vaihtelevat eri käsittelykokonaisuuksien välillä. Arvioimme tiedon tarpeellisuutta vuosittain. Ellei muusta seikasta muuta johdu, säilytysaika on korkeintaan 6 vuotta ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Säilytysajan päätyttyä rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot. Anonymosoituja tietoja voidaan säilyttää tai käsitellä toimintamme kehittämiseksi tai tilastollisia tarkoituksia varten ilman aikarajaa.

Lisätietoja tietojen poistamisesta saat olemalla meihin yhteydessä.

Miten tiedot on suojattu?

Meillä on käytössä erilaisia teknisiä ja organisatorisia menetelmiä ja suojakeinoja, joilla pyrimme varmistamaan riittävän tietoturvallisuuden. Lisäksi rajoitamme henkilöstön pääsyä tietoihin eri rooleihin perustuvilla käyttöoikeuksilla. Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja ne tuhotaan tietoturvallisesti.

Edellytämme sopimuskumppaneiltamme ja alihankkijoilta riittävän tietoturvan toteuttamisesta ja henkilötietojen lainmukaista käsittelyä. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tar­kas­taa, mitä tietoja henkilörekisteriimme on tal­lennettu.
• Oikeus oikaista tietoja tai poistaa tiedot: Rekisteröidyn pyynnöstä oikai­semme, täy­den­nämme tai poistamme käsit­te­lyn tar­koi­tuk­sen kan­nalta epätarkat, vir­heel­li­set, puut­teel­li­set tai van­hen­tu­neet hen­ki­lö­tie­dot. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojen poistamista (tulla unohdetuksi) tietyin edellytyksin esimerkiksi suostumukseen perustuvan tiedon osalta.
• Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä: Jos rekisteröity kiistää rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos rekisteröity on vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksien mukaisesti, rekisteröity voi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on myös halu­tes­saan saada siir­re­tyksi anta­mansa hen­ki­lö­tie­dot, jotka rekisteröity on itse toimittanut ja joita on käsitelty automaattisesti suos­tu­muk­sen tai sopi­muk­sen perus­teella.
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia: Rekisteröidyllä on oikeus vas­tus­taa käsit­te­lyä, joka perus­tuu oikeu­tet­tuun etuun, hen­ki­lö­koh­tai­seen erityiseen tilan­tee­seesi liit­ty­vällä perus­teella. Suoramarkkinoinnin osalta erillistä perustelua ei tarvitse esittää ja suoramarkkinointia koskevan annetun suostumuksen voi peruuttaa esimerkiksi kunkin viestin lopussa olevalla unsubscribe-toiminnallisuudella tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.
• Valitusoikeus: Rekisteröity voi tehdä valituksen viranomaiselle, mikäli katsoo, että tietoja on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti.

Mikäli sinulla on mitä tahansa kysyttävää tietosuojakäytäntöihimme tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä tietosuoja@bci.fi.

Lisää aiheesta:

• Tietosuojavaltuutettu: http://www.tietosuoja.fi/

• EU:n tietosuoja-asetus: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/2016-05-04